Digitales Besuchermanagement: Ticketing, Registrierung und störungsfreie Besucherführung auf Veranstaltungen

Entdecke die Vorteile des digitalen Besuchermanagements: Softwarelösungen optimieren Prozesse und liefern wertvolle Daten für zukünftige Veranstaltungen.

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Wer eine Reise plant, hat von der Flug­buchung bis zum Hotel-Check-in grundle­gende Ansprüche:
Es muss ein­fach sein. Es muss schnell gehen. Alles soll rei­bungs­los funktionieren. 

Genau­so geht es Messebe­such­ern und Ausstellern: Von der Reg­istrierung und dem Tick­etkauf bis zum Ein­tritt in die Ver­anstal­tung­shalle wird erwartet, dass alles top organ­isiert, schnell und benutzer­fre­undlich ist. 

Und genau das stellt ein leis­tungs­fähiges dig­i­tales Besucher­man­age­ment sich­er: Spezielle Soft­warelö­sun­gen für ver­schiedene Bere­iche der Ver­anstal­tungs­pla­nung greifen wie Zah­n­räder per­fekt ineinan­der – und ermöglichen allen Beteiligten ein angenehmes Messeerlebnis.

Doch nicht nur das: 

Dat­en, die von der Soft­ware während des gesamten Prozess­es gesam­melt wer­den, ste­hen im Sys­tem für Analy­sen und Auswer­tun­gen zur Ver­fü­gung. So kön­nen zukün­ftige Ver­anstal­tun­gen opti­miert und per­son­al­isierte Mar­ket­ingstrate­gien umge­set­zt werden.

Kom­plexe Prozesse, rei­bungs­los umge­set­zt: Dig­i­tales Besucher­man­age­ment auf Veranstaltungen

Ein dig­i­tales Besucher­man­age­ment muss hohen Ansprüchen genü­gen. Was hier alles dahin­ter­steckt, wird erst deut­lich, wenn es irgend­wo in der Durch­führung hakt” – beispiel­sweise wenn es am Messeein­gang zum Stau kommt. Eine Soft­warelö­sung für Besucher­man­age­ment bildet ein inte­gri­ertes Sys­tem zur Steuerung ver­schieden­er Prozesse – von der Reg­istrierung der Mes­seteil­nehmer bis zur Überwachung der Besucherströme.

Ein dig­i­tales Besucher­man­age­ment ver­wal­tet fol­gende Bereiche:

  • Registrierung

    Ein wichtiger erster Schritt vor der Messe ist eine umfassende Reg­istrierung der Besuch­er. An dieser Stelle wird der Grund­stein für eine hohe Daten­qual­ität im weit­eren Ver­lauf der Cus­tomer Jour­ney gelegt, deshalb soll­ten im Reg­istrierung­sprozess alle möglichen Hin­dernisse min­imiert wer­den. Das UX-Design der ver­wen­de­ten Soft­warelö­sung muss kon­se­quent auf Ein­fach­heit aus­gelegt sein, um Messebe­such­ern eine intu­itive Nav­i­ga­tion zu erlauben.

  • Ticketing

    Dig­i­tales Besucher­man­age­ment bein­hal­tet den Tick­etkauf und mehr nahe­liegende Funk­tio­nen. Das wäre beispiel­sweise ein kom­fort­abler 1‑K­lick-Tick­etkauf mit voraus­ge­füll­ten Feldern bis hin zu umfan­gre­ichen Abfrage­funk­tio­nen. Auch Rabat­tak­tio­nen und Gutscheine wer­den im Tick­et­shop abge­bildet und gem­anagt. Ein CRM ermöglicht die Ver­wal­tung per­so­n­en­spez­i­fis­ch­er Dat­en und die indi­vidu­elle Gestal­tung des Ticketkaufs.

  • Zutritt und Besucherführung

    Mes­sev­er­anstal­ter wollen sich­er­stellen, dass der Ein­tritt schnell und rei­bungs­los erfol­gt, um lange Warteschlangen zu ver­mei­den. Auch die Besuch­er­ströme müssen überwacht und analysiert wer­den, um Staus zu ver­mei­den und um zukün­ftige Events zu optimieren. 

    Im dig­i­tal­en Besucher­man­age­ment sind Helpdesk, Zutritt und Badge­druck naht­los inte­gri­ert. Hard­ware-Ele­mente des Besucher­man­age­ments wie fest instal­lierte Drehsper­ren, Zutrittsstee­len und mobile Hand­scan­ner ermöglichen effiziente Zutrittskon­trollen und erfassen gle­ichzeit­ig Besucherzahlen.

Insights durch Dat­en – wertvoller Zusatznutzen des dig­i­tal­en Besuchermanagements

Doch ein dig­i­tales Besucher­man­age­ment sorgt nicht nur dafür, dass das Ein­tritts­fen­ster zur Messe rei­bungs­los funk­tion­iert: Als beson­ders wichtiger Begleit­gewinn wer­den durch die Soft­ware kon­tinuier­lich Dat­en über die Besuch­er gesam­melt und analysiert. Auf diesem Weg kön­nen Ver­anstal­ter ihre Mar­ket­ing­maß­nah­men und spätere Events verbessern und allen Beteiligten ein opti­miertes Messeer­leb­nis bieten.

Alle per­so­n­en­spez­i­fis­chen Dat­en aus Reg­istrierung, Tick­et-Shops, Kassen, Ein­lass und Social Logins wer­den im Sys­tem zusammengeführt, analysiert und visuell auf­bere­it­et – beispiel­sweise aktuelle Verkaufs- und Zutrittszahlen oder Besucherdaten.

Dig­i­tales Besucher­man­age­ment – ein Praxisbeispiel

Car­men, Inhab­erin ein­er Kon­di­tor­ei-Kette, freut sich auf die diesjährige Messe für Schoko­lade und Zuck­er­waren. Auf der Web­site informiert sie sich zuerst nach den Ausstellern und den geplanten Ver­anstal­tun­gen auf dem Messegelände.

Registrierung schnell und einfach

Sie reg­istri­ert sich sofort, um sich bei einem Work­shop einen Platz zu sich­ern. Dank der ein­fachen Benutze­r­ober­fläche geht das sehr unkom­pliziert – als sie nach weit­eren frei­willi­gen Angaben gefragt wird, ist auch das schnell erledigt. Sie schaut sich weit­er auf den Seit­en und Pro­gram­men der Aussteller um. Im Hin­ter­grund sam­melt das Sys­tem weit­ere Dat­en über ihre Interessen.

Ticketkauf und mehr

Als näch­stes kauft sie ihr Tick­et – sie möchte gle­ich am ersten Tag dabei sein. Da sie schon reg­istri­ert ist, ist das sekun­den­schnell erledigt. Danach wird ihr ein Gutschein ange­boten, der per­fekt zu ihr passt. Sie freut sich, dass sie jet­zt nicht nur ihren Mes­se­tag geplant hat, son­dern gle­ichzeit­ig von einem inter­es­san­ten Ange­bot prof­i­tieren kann.

Stressfreier Einlass am Messeeingang

Am Tag der Messe geht sie durch Drehsper­ren, die ihr Tick­et scan­nen und alle Besuch­er schnell ein­lassen. Fre­undliche Messemi­tar­beit­er ste­hen eben­falls am Ein­gang, um bei Fra­gen schnell weit­erzuhelfen. Mobile Hand­scan­ner nehmen Besucherzahlen auf und tra­gen zur Überwachung der Besuch­er­ströme bei.

Besucher­man­age­ment von dimedis – dig­i­tal und ana­log herausragend

Ver­anstal­ter, die sich für das Besucher­man­age­ment von dimedis entschei­den, prof­i­tieren von ein­er umfassenden Run­dum-Sor­g­los-Lösung: Eine unschlag­bare Kom­bi­na­tion aus dig­i­taler Effizienz und kom­pe­ten­tem Ser­vice vor Ort. 

Das dig­i­tale Besucher­man­age­ment von dimedis verbindet naht­los alle organ­isatorischen Prozesse ein­er Ver­anstal­tung – von ein­fach­er Reg­istrierung und effizien­tem Ein­lass bis zum Mon­i­tor­ing der Besuch­er­ströme. Dabei wer­den Dat­en gesam­melt, die analysiert und in visuell aufgear­beit­eten Reports zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Daraus entste­hen wertvolle Insights über Besuch­er sowie über den Gesamter­folg ein­er Ver­anstal­tung. Im Ergeb­nis kön­nen daten­basierte Entschei­dun­gen getrof­fen wer­den, um das Besucher­erleb­nis zu opti­mieren und wirk­same Mar­ketingak­tio­nen zu planen. 

Zusät­zlich zur tech­nol­o­gis­chen Lösung des Besucher­man­age­ments bietet dimedis auch einen erstk­las­si­gen Ser­vice und Sup­port vor Ort an. Ein erfahrenes und kom­pe­tentes Team ste­ht Eventver­anstal­tern mit ihrem gesamten Know-how bei allen kleinen und großen Her­aus­forderun­gen zur Seite. Eigens entwick­elte Hard­ware sowie Lösun­gen aus­gewählter Part­ner stellen eine ein­fache Organ­i­sa­tion und naht­lose Durch­führung sicher. 

Die Kom­bi­na­tion zwis­chen dig­i­talem Besucher­man­age­ment und Ser­vice vor Ort (bzw. Sup­port für den Selb­st­be­trieb) wurde von dimedis jahrzehn­te­lang getestet und anhand der Erwartun­gen von Ausstellern und Besuch­er weit­er­en­twick­elt. So ent­stand ein leis­tungsstarkes Ange­bot aus zuver­läs­siger Soft- und Hard­ware sowie Ser­viceleis­tun­gen, die Mes­sev­er­anstal­ter bei allen Aspek­ten der Organ­i­sa­tion und Durch­führung unterstützen.

Besucher­man­age­ment für Messen – der erste Ein­druck zählt!

Wie anfangs erwäh­nt, erwarten alle Messebe­such­er einen abso­lut rei­bungslosen Ablauf bei der Reg­istrierung, beim Tick­etkauf und beim Ein­lass am Messeein­gang – diese Prozesse sind das Ein­tritts­fen­ster zur Ver­anstal­tung. Eine zuver­läs­sige Soft­ware für dig­i­tales Besucher­man­age­ment sorgt nicht nur für einen störungs­freie Durch­führung, son­dern sam­melt und analysiert auch Dat­en, die zukün­ftige Ver­anstal­tun­gen optimieren.

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